Automatisiertes Ressourcenmanagement mit KI-Tool

Ein Beratungsunternehmen erhielt täglich neue Projektanfragen über verschiedene Online-Plattformen. Die Zuordnung passender interner Experten erfolgte bislang manuell und zeitaufwändig, wodurch regelmäßig Chancen verpasst wurden. Das Unternehmen suchte daher eine Lösung, um den Matching-Prozess zu automatisieren und die Reaktionsfähigkeit zu steigern.

DI Experts führte eine Analyse der bestehenden Prozesse durch und implementierte das KI-Tool „Perfect Match“. Dieses wertet eingehende Anfragen in Echtzeit aus, vergleicht Anforderungen mit den Profilen der Mitarbeiter und schlägt automatisch geeignete Kandidaten vor. Die Lösung wurde direkt in Microsoft Teams integriert, sodass bei jedem Match sofort eine Benachrichtigung versendet wird. Zudem richteten DI Experts Funktionen ein, um „No-Matches“ zu dokumentieren und so Skill-Gaps im Team aufzudecken und gezielt zu schließen.

Das automatisierte Matching ermöglicht es, interne Mitarbeiter bereits innerhalb einer Stunde nach Eingang einer Anfrage vorzuschlagen. Durch die Automatisierung des Screening-Prozesses hat sich der manuelle Aufwand um über 80 % reduziert, wodurch Leerlaufzeiten minimiert und die Ressourcenauslastung deutlich verbessert werden. Gleichzeitig sorgen nachvollziehbar dokumentierte Matching-Entscheidungen für durchgehende datenbasierte Transparenz.